暑假前最后一周，我用一个小程序搞定了暑期社会实践报名

# 暑假前最后一周，我用一个小程序搞定了暑期社会实践报名

说真的，作为一个即将升大四的社团团长，每年六月是我最焦虑的时候。

不是期末考试，也不是毕业设计的开题，而是——暑期社会实践的报名。

## 每年六月，我们协会都有一场"硬仗"

我们协会全称是"青年志愿者协会"，每年暑假都会组织"三下乡"暑期社会实践，到农村去支教、调研、宣传。听起来很热血对吧？但实际操作起来，报名这个环节能让副团长哭出来。

我们每年大概有180-250人报名，分布在10-15个实践团队里，每个团队有带队老师、队长、队员。除了基本信息，还要收集：

- 实践方向选择（支教/调研/宣讲/科技下乡，一共4个方向）
- 实践地偏好（省内/省外/边疆地区）
- 是否服从调剂
- 紧急联系人信息
- 健康状况自述
- 是否能参加为期15天以上的实践
- 暑期是否还有课程冲突
- 既往社会实践经历

往年我们要分两条线收：问卷星一个报名表，金数据一个健康信息表，QQ群通知若干次，让大家"两个都填一下"。结果就是总有人漏填其中一个，等出发前两天发现有人没提交健康声明，急得团团转。

更头疼的是分组。我们之前是手动Excel筛选，根据大家填的方向和偏好，一个个去对，最后用VLOOKUP去匹配队长人选。一个年级200多人的数据，匹配错了好几次，导致有的同学被分到了不想去的方向。

## 转折点是今年六月初

事情的转折发生在今年6月初。副团长（一个学妹）跟我说："学姐，我们用易企秀的报名问卷小程序试试吧，我看到其他高校的社团在用。"

说实话，我当时是有点抵触的——"又换工具？大家能适应吗？"但是看完她的演示之后，我承认：真香。

打开易企秀，找到"活动报名"类模板，里面有几个适合校园活动场景的。我挑了一个比较清爽的校园风设计，开始改造。

**第一道关：信息收集结构化。**

以前我们用普通表单，是把所有题目一字排开，结果填到一半大家都烦了，弃填率很高。易企秀的题型很丰富：

- 单选题：实践方向选择
- 多选题：你擅长的科目（用于支教分组）
- 下拉菜单：年级、学院
- 日期选择：可出发日期
- 文件上传：上传家长签字的《知情同意书》照片
- 图片上传：上传身份证复印件

更牛的是有个"逻辑显示"功能。我设置了一道题"是否有既往病史"，选"否"就直接跳过详细病情描述；选"是"才显示具体疾病、是否需要特殊药物等。这种"分支式问卷"让整个流程顺畅很多，填表时间从平均8分钟降到了3分钟左右。

**第二道关：分组匹配自动化。**

这是我最惊喜的部分。

易企秀后台支持按字段自动汇总。比如我想看"选择支教方向 + 擅长数学 + 大三"的同学有多少人，后台直接筛选，秒出结果。

我花了一个下午，把所有报名的同学按"方向+年级+是否服从调剂"三个维度做了交叉筛选，配合我们之前的队长人选库，输出了15个实践团队的初步名单。往年这个工作要做3-4天，这次只用了3小时。

**第三道关：通知到位。**

我以前最怕发通知——发到群里吧，有人没看；私聊吧，200多人我私聊不过来。

用易企秀生成的报名小程序码有个特点：填完之后会自动跳转到"已报名成功"页，页面上可以自定义一段温馨提示。我把所有重要信息（出发时间、装备清单、家长知情书截止日期）都放在这个页面上，相当于"填完即阅读"，关键信息触达率几乎是100%。

## 整个过程副团长反复感叹的一句话

"学姐，要是我们去年就用这个，我能少哭三次。"

真的。副团长大二接手社团工作，去年光是处理报名混乱这一项，就被学长学姐骂了好几次。今年她用易企秀把流程跑通了，我跟她说"你比我当年强多了"，她瞬间就笑出来。

## 几个让我觉得"用对了"的细节

**细节1：信息可见范围的灵活性。**

有些信息我希望所有人都能看到（比如方向选择），有些信息只希望带队老师看到（比如健康状况）。易企秀后台可以设置不同字段的可见权限，特别方便保护同学的隐私。

**细节2：截止时间设置。**

报名有截止时间，之前都是靠我手动"卡点"，过了12点就不收。易企秀可以设置自动截止时间，到了那一刻系统直接关闭报名通道，再也不需要我在凌晨盯着手机发"时间到了不要再填了"。

**细节3：导出格式。**

一键导出Excel，所有字段都是规整的列，不需要二次清洗。导入到学校的统计系统也是无缝衔接。

**细节4：免费。**

我们社团活动经费有限，能不花钱就不花钱。易企秀这个工具对学生社团完全免费，省下来的钱可以给实践队员买保险、买统一队服。

## 写在最后

6月18号我写下这篇文章的时候，距离出发还有大概20天。所有报名数据已经汇总完毕，分组方案已经通过初审，志愿者的《知情同意书》正在按要求提交。

回头看，今年的报名收集工作，是三年来最顺利的一次。

如果你也在大学带社团、搞活动、组织暑期社会实践，我真的建议你试一下易企秀的报名问卷小程序。**你节省下来的时间，可以用来真正地做项目、想策划、带队员——这些才是社团工作里最有价值的部分。**

至于报名收集这种"机械劳动"，交给工具就好。

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